Job description: Receptionist

Cerchiamo un receptionist che sia il primo volto e la prima voce della nostra azienda. Accoglierai i visitatori, risponderai alle chiamate, indirizzerai ogni richiesta alla persona giusta e farai in modo che la reception funzioni senza intoppi. Il ruolo è adatto a chi mantiene la calma nonostante le continue interruzioni e tratta ogni visitatore come un ospite. Lavorerai a stretto contatto con amministrazione, servizi generali e i team che supporti.

Responsabilità

• Accogliere con cortesia visitatori e candidati, registrarli e avvisare la persona che li attende
• Rispondere al centralino, filtrare le chiamate e inoltrarle o raccogliere messaggi chiari
• Tenere il registro visitatori e consegnare e ritirare i badge secondo le regole di sicurezza
• Ricevere, registrare e distribuire posta, pacchi e consegne
• Prenotare e preparare le sale riunioni e verificare che materiali e rinfreschi siano pronti
• Mantenere in ordine e presentabili la reception, la sala d'attesa e le sale riunioni
• Rispondere alle richieste generali per telefono, e-mail e di persona e inoltrare quelle complesse al team giusto
• Supportare attività d'ufficio come ordini di cancelleria, prenotazione di corrieri e aggiornamento delle rubriche
• Rispettare le procedure di salute, sicurezza ed evacuazione e sapere chi avvisare in caso di emergenza
• Trattare con riservatezza tutte le informazioni su visitatori e dipendenti

Requisiti

• Aspetto curato, modi cordiali ed eloquio chiaro
• Ottima padronanza della lingua di lavoro, scritta e parlata
• Capacità di restare calmo e cortese con più richieste contemporanee
• Dimestichezza con pacchetto Office, posta elettronica e calendari condivisi
• Affidabilità, puntualità e cura della propria immagine
• Riservatezza sulle informazioni confidenziali
• Precedente esperienza di reception, ospitalità o contatto con il pubblico, oppure forte motivazione a imparare

Requisiti preferenziali

• Esperienza con sistemi di gestione visitatori o prenotazione sale
• Una seconda lingua utile ai nostri visitatori
• Formazione di primo soccorso
• Esperienza di reception aziendale, medica o alberghiera