Fiche de poste : Réceptionniste

Nous recherchons un(e) réceptionniste pour incarner le premier visage et la première voix de notre entreprise. Vous accueillerez les visiteurs, répondrez aux appels, orienterez chaque demande vers la bonne personne et veillerez au bon fonctionnement de l'espace d'accueil. Ce poste convient à quelqu'un qui garde son calme malgré les sollicitations constantes et considère chaque visiteur comme un invité. Vous travaillerez avec les services généraux et les équipes que vous accompagnez.

Responsabilités

• Accueillir chaleureusement les visiteurs et les candidats, les enregistrer et prévenir la personne concernée de leur arrivée
• Répondre au standard, filtrer les appels et les transférer ou prendre des messages clairs
• Tenir le registre des visiteurs et remettre et récupérer les badges selon les règles de sécurité
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier, les colis et les livraisons
• Réserver et préparer les salles de réunion et veiller à ce que le matériel et les rafraîchissements soient prêts
• Maintenir l'espace d'accueil, la salle d'attente et les salles de réunion propres et présentables
• Répondre aux demandes générales par téléphone, par e-mail et sur place et orienter les demandes complexes vers la bonne équipe
• Assurer des tâches de secrétariat : commandes de fournitures, réservation de coursiers, mise à jour des annuaires
• Appliquer les consignes d'hygiène, de sécurité et d'évacuation et savoir qui prévenir en cas d'urgence
• Traiter avec discrétion toutes les informations concernant les visiteurs et les salariés

Exigences

• Présentation soignée, sens du contact et élocution claire
• Bonne maîtrise de la langue de travail à l'écrit comme à l'oral
• Capacité à rester calme et courtois face à plusieurs sollicitations simultanées
• Aisance avec la bureautique, la messagerie et les agendas partagés
• Fiabilité, ponctualité et tenue irréprochable
• Discrétion sur les informations confidentielles
• Première expérience à l'accueil, dans l'hôtellerie ou en relation client, ou forte motivation pour apprendre

Atouts supplémentaires

• Expérience d'un outil de gestion des visiteurs ou de réservation de salles
• Une langue étrangère utile à nos visiteurs
• Formation aux premiers secours (SST)
• Expérience d'un accueil en entreprise, en cabinet médical ou à l'hôtel