Fiche de poste : Assistant(e) de direction

Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction pour accompagner notre équipe dirigeante avec discrétion et esprit d'initiative. Vous gérerez un agenda exigeant, organiserez déplacements et réunions, préparerez les dossiers de conseil et de comité de direction et serez l'interlocuteur de confiance des parties prenantes internes et externes. Ce poste convient à un(e) professionnel(le) expérimenté(e), qui anticipe les besoins, fait preuve de jugement et traite les informations sensibles avec soin. Vous travaillerez directement avec un dirigeant et son comité de direction.

Responsabilités

• Gérer l'agenda du dirigeant, prioriser les rendez-vous et résoudre les conflits de façon proactive
• Trier et prioriser les e-mails, appels et demandes entrants et assurer le premier contact
• Organiser des déplacements complexes en France et à l'international, itinéraires et logistique compris
• Préparer les notes de synthèse, les ordres du jour et les dossiers avant les réunions et suivre les décisions et les actions
• Coordonner les conseils d'administration, les comités de direction et les séminaires, supports et comptes rendus compris
• Rédiger et relire courriers et présentations au nom du dirigeant
• Traiter avec une stricte discrétion les informations confidentielles, les contrats et les sujets liés au personnel
• Gérer les notes de frais et les budgets de direction en lien avec la finance
• Entretenir des relations courtoises et professionnelles avec les dirigeants, assistants, partenaires et invités de marque
• Repérer les tâches récurrentes chronophages et proposer des moyens de les simplifier

Exigences

• Expérience significative auprès de dirigeants ou d'un comité de direction
• Discrétion exemplaire et jugement sûr
• Excellente communication écrite et orale dans la langue de travail
• Maîtrise avancée de l'agenda, de la messagerie et de la bureautique
• Capacité à anticiper les besoins et à travailler en autonomie sous pression
• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs priorités à la fois
• Flexibilité sur les horaires quand l'agenda du dirigeant l'exige

Atouts supplémentaires

• Expérience auprès d'un PDG ou d'un conseil d'administration
• Une seconde langue des affaires, souvent l'anglais
• Expérience d'organisation d'événements, de séminaires ou de conseils
• Connaissance des outils de gestion de voyages et de notes de frais