Fiche de poste : Assistant(e) administratif(ve)

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour garder notre bureau organisé et soutenir nos équipes. Vous gérerez les documents et les dossiers, le courrier, les plannings et les nombreuses tâches qui font tourner une entreprise au quotidien. Le poste convient à une personne méthodique et fiable, qui aime être l'interlocuteur vers qui les collègues se tournent pour obtenir une réponse. Vous serez rattaché(e) au responsable administratif ou des opérations et travaillerez avec tous les services.

Responsabilités

• Tenir à jour les dossiers papier et numériques selon un système de classement fiable
• Rédiger, relire et mettre en forme courriers, présentations et comptes rendus
• Gérer le courrier entrant et sortant, les e-mails et les appels
• Organiser les réunions, les rendez-vous et les déplacements des collaborateurs et coordonner les agendas
• Saisir les données dans les outils internes et en contrôler l'exactitude et l'exhaustivité
• Traiter les bons de commande, les factures et les notes de frais et les transmettre à la comptabilité pour validation
• Commander et suivre les fournitures de bureau et assurer le lien avec les fournisseurs et prestataires
• Préparer les dossiers d'arrivée des nouveaux salariés et appuyer les RH sur les documents du personnel
• Rédiger les comptes rendus de réunion et suivre les actions décidées
• Suivre les échéances des contrats, des licences et des renouvellements et relancer les personnes concernées

Exigences

• Sens de l'organisation et rigueur
• Bonne maîtrise de la langue de travail à l'écrit comme à l'oral
• Maîtrise du traitement de texte, du tableur et de la messagerie
• Capacité à prioriser plusieurs tâches et à respecter les délais
• Fiabilité et discrétion sur les documents sensibles
• Attitude courtoise et serviable avec les collègues et les interlocuteurs externes
• Expérience en assistanat ou en secrétariat, ou formation adaptée (BTS support à l'action managériale, par exemple)

Atouts supplémentaires

• Expérience d'un ERP, d'un logiciel comptable ou d'une GED
• Notions de comptabilité ou de facturation
• Une langue étrangère
• Expérience dans notre secteur