Job description: Assistente di direzione

Cerchiamo un assistente di direzione che supporti il nostro top management con riservatezza e spirito di iniziativa. Gestirai un'agenda impegnativa, organizzerai trasferte e riunioni, preparerai i materiali per consigli e comitati di direzione e sarai un punto di riferimento di fiducia per interlocutori interni ed esterni. Il ruolo è adatto a un professionista esperto, che anticipa le esigenze, usa buon giudizio e tratta con cura le informazioni sensibili. Lavorerai direttamente con un dirigente e il suo team di direzione.

Responsabilità

• Gestire l'agenda del dirigente, dare priorità agli incontri e risolvere in modo proattivo le sovrapposizioni
• Filtrare e dare priorità a e-mail, chiamate e richieste in arrivo e fare da primo punto di contatto
• Organizzare trasferte complesse in Italia e all'estero, con itinerari e logistica
• Preparare note di sintesi, ordini del giorno e documenti prima delle riunioni e seguire decisioni e azioni
• Coordinare consigli di amministrazione, comitati di direzione e off-site, con materiali e verbali
• Redigere e rivedere corrispondenza e presentazioni a nome del dirigente
• Gestire con assoluta riservatezza informazioni confidenziali, contratti e questioni del personale
• Gestire note spese e budget della direzione in coordinamento con la finanza
• Curare con cortesia e professionalità i rapporti con dirigenti, assistenti, partner e ospiti di riguardo
• Individuare attività ricorrenti che fanno perdere tempo e proporre come semplificarle

Requisiti

• Esperienza significativa a supporto di dirigenti o di un comitato di direzione
• Eccezionale riservatezza e buon giudizio
• Ottima comunicazione scritta e orale nella lingua di lavoro
• Padronanza avanzata di agenda, posta elettronica e strumenti d'ufficio
• Capacità di anticipare le esigenze e lavorare in autonomia sotto pressione
• Ottima organizzazione e capacità di gestire più priorità insieme
• Flessibilità di orario quando l'agenda del dirigente lo richiede

Requisiti preferenziali

• Esperienza a supporto di un amministratore delegato o di un consiglio di amministrazione
• Una seconda lingua di lavoro, di solito l'inglese
• Esperienza nell'organizzazione di eventi, off-site o consigli
• Conoscenza di strumenti per la gestione di viaggi e note spese