Cómo contratar a un auxiliar administrativo
El auxiliar administrativo mantiene en marcha la maquinaria invisible de la empresa: archivos, agendas, pedidos, documentos y esos pequeños seguimientos para los que nadie más tiene tiempo. Los errores son discretos pero caros, desde una renovación olvidada hasta una cifra incorrecta en un expediente. Esta guía te ayuda a contratar a alguien cuya precisión y criterio puedas comprobar en vez de suponer, con un proceso que vaya más allá de una lista de programas en el currículum.
Qué buscar
- Una precisión que se nota en cómo describe la revisión de su propio trabajo
- Un método para seguir tareas y plazos, no solo buena memoria
- Un orden sensato de prioridades cuando chocan peticiones de varias personas
- Un uso seguro y práctico de la hoja de cálculo y de la ofimática habitual
- Iniciativa para arreglar un proceso desordenado en lugar de esquivarlo cada vez
- Discreción con documentos de personal, financieros y contractuales
El proceso de contratación
- 1
Decide qué cubre realmente el puesto
Enumera cuánto hay de archivo, grabación de datos, agendas, apoyo contable o papeleo de personal. Un puesto que mezcla todo eso pide un perfil distinto de otro centrado en una sola área.
- 2
Redacta una descripción precisa
Nombra las herramientas que se usan, el volumen de documentos y las personas a las que apoyará. La precisión evita candidaturas que no encajan.
- 3
Filtra las candidaturas por precisión
Las erratas y el formato descuidado de un currículum o una carta pesan aquí más que en otros puestos. Preselecciona a quienes presentan documentos claros y coherentes.
- 4
Realiza una entrevista estructurada
Haz a todos las mismas preguntas sobre prioridades, errores y confidencialidad y puntúalas con una escala común.
- 5
Propón una prueba práctica breve
Pide ordenar una hoja de cálculo, resolver un rompecabezas de agendas que se solapan o responder bien a un correo confuso. Que no pase de treinta minutos.
- 6
Comprueba las referencias
Pregunta a antiguos responsables por la precisión, la fiabilidad con plazos y cómo reaccionaba la persona cuando se acumulaba el trabajo.
Consejos para la entrevista
- Pide al candidato que describa un sistema de archivo o seguimiento que creó y el problema que resolvía
- Plantea un escenario confuso con tres peticiones que chocan y pide que ordene las tareas y explique por qué
- Pregunta por un error que encontró en su propio trabajo y cómo se lo comunicó a los afectados
- Comprueba lo que dice de la hoja de cálculo con una pregunta práctica en lugar de darlo por bueno
- Pregunta cómo explicaría un procedimiento nuevo a un compañero poco cómodo con el ordenador
Señales de alerta
- No sabe explicar cómo controla sus tareas o sus plazos
- Describe los errores siempre como culpa de otros
- Enumera programas pero se atasca con un ejercicio práctico sencillo
- No muestra curiosidad por cómo funciona la empresa ni por lo que apoya el puesto
- Es poco cuidadoso con la confidencialidad al hablar de sus antiguos empleadores
Auxiliar administrativo: deja la primera entrevista a la IA
Cada candidato realiza una entrevista de voz estructurada desde su portal seguro. Tu equipo lee un informe puntuado por candidato y toma la decisión.